درقرن حاضرروش جدیداداره حکومت ها مبتنی براستقرار دولت الکترونیک می باشد^[۷۶].لذا همانطورکه قبلااشاره شدازجمله اقداماتی که دراین زمینه توسط قانونگذاران ومسولین محترم کشورعزیزمان صورت گرفت تصویب قانون برنامه پنجم توسعه کشوروقانون ارتقاءسلامت اداری است .لذا به موجب قوانین فوق الذکرتکالیفی نیزبرعهده سازمان ثبت اسنادواملاک قرار گرفت.
ازآنجائیکه پیشرفت مثل هرامری ازمبدابایدآغازشوداین سازمان کهن وحاکمیتی بامدنظرقراردادن اینکه تحولات اقتصادی واجتماعی نظام نوین تولیدثروت قرن جدیدنیازبه برنامه ریزی وتدبیرواصلاح قوانین قدیمی پالایش وتصویب قوانین جدیددارددرصددبرآمدندکه بابه کارگیری شیوه های نوین واستفاده ازفضای مجازی واینترنت سرمایه های مادی ومعنوی مردم راکه باسعی وتلاش به دست آمده به سمت وجهتی هدایت نمایندکه امنیت مالکیت درجامعه تضمین گردد.حرکت به سمت فناوری های نوین وافزایش آگاهی عمومی نسبت به ارزش خدمات ثبتی باعث افزایش ثبت رسمی وکاهش مشکلات ناشی ازآن می شود.^[۷۷]
تسهیل وشفاف سازی خدمات ثبتی ‚یکنواخت شدن روندثبت اسناد‚شفاف سازی فعالیت دفاتراسنادرسمی وسرعت درپاسخ گوئی به نیازهای مردم ‚ارتقاءسلامت اداری وتکریم ارباب رجوع ‚تقویت نظارت دقیق وموثر برعملکردواحدهای ثبتی ودفاتراسنادرسمی ‚شفاف سازی ‚ارتقاءکمی وکیفی خدمات توام بامکانیزه سازی روش های خدمات رسانی ازجمله اهداف والای این طرح ملی است.غافله مدرن جریان داردولحظه به لحظه شتاب بیشتری می گیرد‚جامعه مدرن منفعت رادرمنافع جامعه می داند.
مراجعات فراوان مردم باعث تحمیل هزینه های فراوان به دستگاه های اداری کشور می گرددکه سلامت اداری راموردتحدیدقرارمی دهد.باتوجه به تعداداندک کارمندان به نسبت مراجعین وعدم امکان پاسخ گوئی ‚افراددرصددبر می آمدندتا ازراه کارهای غیرمشروع کارخودراپی گیری کنند.وشبکه دلالی به وجود می آمدکه طبیعتا مفاسدومشکلاتی نظیرجعل رابه همراه داشت . ازاین روبا بازخوانی رویه اداری درتمام بخش ها اقدامات فراوانی پایه ریزی گردیدتا ارائه خدمات به نحوغیرحضوری ساماندهی شده ومراجعات حضوری کاهش یابد
لذامسولین باارزیابی وآسیب شناسی که به عمل آوردندراهبردهایی رافراهم نمودندکه هدف آن ایجادتسهیل وتسریع درخدمات ثبتی وکاهش مراجعات حضوری ازطریق توسعه خدمات الکترونیکی است .^[۷۸]
بابازخوانی فرآیندخدمت رسانی دربخش های مختلف ازجهت حقوقی شیوه ها ورویه ها راباروش های نوین انطباق دادندتا بتوانندخدمات غیرحضوری راتسهیل نمایند.بعلاوه درگذشته شیوه های سنتی خدماتی درحوزه های ثبت رسمی درکشوراعمال می شدوتنظیم وصدورسالانه بیش از۲۵ملیون سندمشکلات زیادی را به همراه داشت و درمواردی تخلفات بزرگی صورت می گرفت که سازمان ثبت اسناداطلاع دقیقی ازتخلفات نداشت که امروزه باشبکه های متمرکزوسیستمی ارتکاب این تخلفات تقریبا ازبین رفته است ونیزدرگذشته سازمان ثبت اسنادواملاک به نحودقیق ازچگونگی فعالیت دفاتراسنادرسمی وازدواج وطلاق درسرار کشوراطلاع نداشت وامکان رصددقیق فعالیت آنها وجودنداشت که درحال حاضربااجرای طرح نوین ثبت امکان نظارت برخط ومتمرکز همه فعالیت ها ی اجزای سازمان فراهم شده است .^[۷۹]
به گفته رئیس محترم ثبت اسنادواملاک شیوه های سنتی ارائه خدمات درعصرحاضردیگرپاسخگوی کامل آثارحقوقی فعالیت های اجتماعی نیست.بادرنظرگرفتن این واقعیت که درعصرالکترونیکی شدن مراجعات به ادارات انجام اموربه شیوه سنتی وباتاخیررانمی پذیردوطولانی شدن روندارائه خدمات سبب ایجادنارضایتی ونتایج نامطلوب ازجمله فسادوتحمیل هزینه های اضافی درجامعه می شود.سازمان ثبت اسنادواملاک باآسیب شناسی رونداجرای اموروفرآیندهای خدمات رسانی درحوزه اسنادرسمی وارائه خدمات عمومی وثبتی اصلاح شیوه هارا دردستورکارقرارداد.تغییرفرآیندثبت سنتی به نوین براساس این ضرورت دردستورکارقرارگرفت تاضمن شفاف سازی وتسریع امورآثارحقوقی این فعالیت ها بیشترموردتوجه وعنایت قرارگیرد.
مستندسازی وشفاف سازی فعالیت های ثبتی ازآخرین اطلاعات آماری درزمینه فرآیندهاوفعالیت های استانهای کشورعلاوه برانتقال شفاف ومستمراطلاعات ازبدنه اجرائی به سطوح مدیریتی‚ شرایط دست یابی به اطلاعات یکپارچه وطبقه بندی شده جهت ارائه به دیگردستگاهها رانیزمیسر ساخته و موجبات ارزیابی وبرنامه ریزی متناسب بانیازها وکمبودها درنقاط مختلف کشور را فراهم می سازد.
سازمان ثبت اسنادبه عنوان یک سازمان حاکمیتی ودارای نقش تعیین کننده درعرصه ثبت مالکیت درجامعه است وبه تبع آثارونتایج بسیارمهمی که درزندگی اجتماعی واقتصادی مردم داردبایدبه سرعت ازثبت سنتی گذرکند.قدمت بسیارزیادسازمان وسنتی بودن فرآیندها درفضای پیشرفته امروزبدون شک باعث افزایش هزینه های ارائه خدمت به مردم ومآلا نارضایتی آنها خواهدبود.وتنهاراهکاراساسی آن گذر ازثبت سنتی وارائه خدمات درفضای مجازی وباکمک فناوری است.اجرای ثبت آنی معاملات نه تنها یک تکلیف بلکه حرکتی زیربنائی وملی است که آثارمختلفی به همراه دارد.^[۸۰]
گفتار دوم :تحولات ثبت الکترونیکی
دراجرای فرآیندثبت الکترونیکی تحولات مهمی درسطح کشوربه شرح ذیل صورت گرفته است:
بند اول :راه اندازی سامانه مدیریت کشوری املاک
الف )مدیریت تحت وب املاک وکاداستر^[۸۱]
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به منظور اشراف بر اطلاعات حاکم بر امور املاک در کشور نیازمند سیستم یا نظامی است که حاوی اطلاعات هندسی جامع از محدوده کلیه املاک کشور همراه با ویژگیهای ملک‚مالک(مالکین)و حقوق مربوطه بوده‚ بطوریکه امکان مدیریت پویای مجموعه اطلاعات مذکور را فراهم سازد تا بتواند وظایف خود را با کیفیت و سرعت و دقت انجام دهد,لذا برای این منظور نیازمند سیستم کاداستر است .

هدف کاداستر ایجاد نظامی دقیق ,ساده,روان و مطمئن و قابل تغییر با زمان حاکم بر امور املاک و مستحدثات کشور می باشد. کاداستر از ضروریات توسعه اقتصادی,اجتماعی ,فرهنگی و نیزابزار فنی ,حقوقی,اطلاعاتی و زیر بنایی هر کشور است.همچنین با توجه به ظرفیت های پیش بینی شده کاداستر و مکانیزم هایی که در این طرح موجود است,اجرای کاداستر یکی از مهمترین راهکارها برای مقابله با زمین خواری ومقابله با مفاسد ناشی از آن می باشد.اداره کل کاداستر وظیفه برنامه ریزی, سیاستگزاری و نظارت بر عملکرد کاداستر در کشور را دارد.
الف -۱)معنی کاداستر و عبارت جایگزین آن در زبان فارسی
“کاداستر” به نظامی اطلاق میگردد که هدف آن تعیین محدوده مالکیتها به همراه اطلاعات حقوقی آنهاست,به عبارت دیگر سیستم تنظیم شده وضعیت املاک یک منطقه را کاداستر گویند بطوری که تمام اطلاعات اندازه و محدوده و موقعیت در روی نقشه مشخص و نحوه ثبت خصوصیات ملک(اطلاعات حقوقی )معین شده باشد.
ریشه کاداستر کلمه یونانی"کاتاستیکن"katastichon به معنی دفتر یادداشت می باشد که در طول زمان درزبان لاتین تبدیل به “کاپتاستروم"captastrum” شده است که به معنی ثبت استانهای مناطق مختلف کشور یونان که برای اخذ مالیات قسمت بندی شده بودند به کار رفته است.
در حال حاضر در زبانهای اروپایی این اصطلاح به نظامی اطلاق می شود که برای ثبت مالکیت ها از نظردامنه و حدود آن تدوین شده باشد ولی اخیرا با وجود آمدن نظامهای کاداستر جامع و مخصوصأ در دهه های اخیر با بکارگیری گسترده رایانه و بانک های اطلاعاتی در این امور اصطلاح کاداستر جامع برای ثبت اطلاعات گوناگون درباره زمین و یا حتی درباره محیط کار بکار می رود.در خصوص عبارت جایگزین برای واژه کاداستر در فرهنگستان هم تاکنون هیچ واژه معادلی تعریف نشده است .
الف -۲) تاریخچه کاداستر
از قرنها پیش به منظور حفظ محیط و محدوده ای بنام ملک که مردم در قالب یکسری مقررات و محدودیتها در آن زندگی یا کار کنند,روشها و شگردهای مختلفی بکار گرفته شده است,بطوریکه در ۳۰۰۰سال قبل از میلاد روشهایی در مصر قدیم برای اندازه گیری ابعاد زمینها به منظور مالکیت و اخذ مالیات صورت گرفته و دلایلی در دست می باشد که بطور کلی مسئله اداره زمین و مالکیت از ۲۰۰۰سال قبل از میلاد توسط مصریها و بابلیها بصورت اولیه شبه کاداستر مطرح بوده است. تا پیش از قرن هجدهم ,هدف از ایجاد کاداستر ,کاداستر مالی برای تعیین مالیات بر اراضی بوده است و از قرن هجده به بعد با توجه به ظهور انقلاب صنعتی به منظور ایجاد بازار زمین,کاداستر حقوقی در کشورها تعریف گردید که در این راستا کشورهای توسعه یافته در این امر پیشتاز بوده اند وسایر کشورها ,اغلب از یکصد سال گذشته شروع به ایجاد کاداستر در کشور خود نموده اند ودر سالهای اخیر با بهره گرفتن از فناوری روز این سیستم در اکثر کشورها در حال تحول بوده است.
در ایران روابط حقوقی اشخاص در زمان های بسیار قدیم مشخص نیست اما دردو قرن اخیر بسیاری از مراجع دینی دفتری به نام دفتر شرعیات داشتند که خلاصه معاملاتی را که نزد آنان صورت می گرفت در دفتر مذکور درج می نمودند و عده ای نیز ذیل صفحه دفتر را تصدیق و در بعضی نقاط طرفین معامله هم ذیل ثبت معامله خود را امضاء یا مهر می کردند.
در عدلیه نیز برای اعتبار سند و جلوگیری از تقلب و تزویر,اوراق و نوشته ها را مهر رسمی میزنند و بدین وسیله دارای اعتبار اسناد رسمی می شد ولی چون این کار اجباری نبود به ندرت به آن اقدام می شد.این روش تا دوران مشروطه و تا دوره دوم قانون گذاری برقرار بود.در اردیبهشت ماه ۱۲۹۰هجری شمسی در دوره دوم مجلس,قانون ثبت اسناد و املاک ۱۲۶ ماده به تصویب رسید.^[۸۲]
در فروردین ماه ۱۳۰۲ هجری شمسی,قانون ثبت اسناد و املاک ۱۲۶ماده به تصویب رسید.با توجه به ماده اول قانون تصویب شده مذکور,ثبت اسناد و املاک جهت تثبیت مالکیت مشروع مردم و تسجیل اسناد تنظیمی بین آنها تشکیل شد تا با ایجاد ثبات قضایی و حقوقی در این دو مورد هم اشخاص به سرمایه گذاری تشویق و ترغیب شوند و هم مالیات و حقوق دولت در رابطه با معاملات وصول شود.
در نهایت گرچه در سال ۱۳۵۱ ماده ۱۵۶ قانون ثبت در ارتباط با کاداستر تصویب گردید و به موجب آن آمده است که به منظور تشخیص حدود و موقعیت املاک واقع در محدوده ی شهرها و حومه,نقشه املاک به صورت کاداستر تهیه خواهد شد ولی به لحاظ حجم عظیم کار,پس از تصویب نامه هیئت محترم وزیران در سال ۱۳۶۸,قانون گزار اجرای کاداستر را در قالب طرح اجرای کاداستر شهری کشور با یک برنامه پنج ساله تهیه مقدمات و چهار برنامه پنج ساله اجرایی توسعه ای مصوب نموده که پس از اجرای تهیه مقدمات عملا اجرای کاداستر شهری از سال۱۳۷۴ در حال انجام است
الف-۳) اجرای کاداستر بر امور زیر موثر است
در کل میتوان اینگونه عنوان نمود که کاداستر به عنوان بستری مناسب برای انجام مشارکت در زمینه مدیریت زمین و دارایی زمین در سطحی جهانی و به صورت یکپارچه محسوب می شود.
رئوس کلی مزایای مطرح در مورد بکارگیری موثر سیستم های کاداستر عبارتند از:تضمین حقوق مالکیت,تضمین فعالیت های اعتباری از قبیل فعالیت بانک و بنگاههای بیمه,کمک به مدیریت بهینه بازار زمین به عنوان یکی از بنگاههای اقتصادی پایه,تضمین نقل و انتقالاتی که در مورد زمین و داراییهای زمین به انجام می رسند,کاهش مناقشات مربوط به زمین و بالطبع کاهش حجم کاری محاکم قضایی,بهبود کنترل و نظارت بر کاربری اراضی,امکان تنظیم وانجام موثرترین برنامه های اصلاح اراضی , مدیریت موثر سرمایه گذاریهای هنگفتی که در زمینه تعاملات انسان و زمین به عمل می آیند و تضمین اخذ درآمدهای مالیاتی به صورت هرچه موثرتر.^[۸۳]
الف-۴) نقش کاداستردرتثبیت مالکیت وبهبودامنیت حقوقی
نظام کاداستردراصل مشتمل بردوقسمت اساسی است که عبارتنداز:
۱ – قسمت فنی (نقشه برداری ):که هدف آن تهیه نقشه هائی بامقیاس بزرگ مبتنی برنقشه برداری وفتوگرامتری است ‚که نمایانگرتقسیم یک منطقه به قطعات مختلف باخطوط مشخص کننده است واین نقشه ها مبتنی برمبنای سیستم مختصات جهانی تهیه می گردند.
۲ – قسمت توصیفی متضمن دفاتریاپرونده هائی است که حاوی ثبت نکات حقوقی (اسناد)یا تبعات حقوقی (مالکیت ها) وسایراوصاف فیزیکی یاانتزاعی مربوط به قطعات تصویرشده برروی نقشه است.
مجموعه اطلاعات این دوقسمت دربانک اطلاعات رقومی نگهداری شده وباعنایت به اینکه موقعیت هرملک باتوجه به مختصات واحدی که داردمشخص می گرددوبه اطلاعات حقوقی متصل می گرددباعث تثبیت مالکیت ها خواهدشد.
الف-۵) نقش کادستردرتسهیل اجرای وظائف سازمان ثبت
موضوع مکانیزاسیون ثبت وایجادبسترلازم جهت ارائه خدمات الکترونیکی درسازمان ثبت ازاهمیت فوق العاده ی برخوردار است که پیش نیازآن اصلاح سیستم ثبت بادیدکاداستروبه ویژه کاداسترنوین می باشد.
باتحقق این امرسازمان ثبت اسنادواملاک کشور‚اشراف کامل برحدودواقعی املاک ‚مستحدثات واراضی درکشورراخواهدداشت تابتواندپایه واساس تثبیت واستقرارمالکیت مشروع صاحبان املاک رافراهم نموده ودرنهایت وظائف خودرابادقت وسرعت وصحت کامل انجام دهد.
الف-۶) مزایای سیستم کاداستر
ازمزایای سیستم کاداستر‚رفع یا به حداقل رساندن دعاوی ملکی ‚ایجادامنیت درمالکیت ونظارت بیشتردولتهابرزمین ونقل وانتقالات آن وتسریع درانجام معاملات وحذف واسطه گری درنقل وانتقالات املاک است که کنترل مؤثری برقیمت وروندافزایش یاکاهش آنها توسط دولت قابل اعمال خواهدبودوهمچنین کنترل کاربری اراضی نیزازمزایای کاداسترمی باشد.^[۸۴]
ب ) :تعین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی وساختمانهای فاقدسندرسمی
درراستای اجرای قانون وآیین نامه اجرایی قانون تعیین تکلیف وضعییت ثبتی اراضی وساختمان های فاقدسند رسمی نرم افزاری دراین خصوص طراحی وتولید گردیده است که شامل دوبخش اصلی است.بخش نخست آن مربوط به پذیرش الکترونیکی تقاضاهاومدارک مرتبط است وبخش دوم آن مربوط به فرآیندهای دبیرخانه هیات موضوع ماده یک قانون است.
براساس ماده۴آیین نامه اجرائی قانون مذکور‚متقاضی صدورسندمالکیت بایدازطریق مراجعه به درگاه الکترونیکی سازمان ثبت اسنادواملاک کشورنسبت به تکمیل فرم تقاضانامه الکترونیکی واسکن مدارک ومستندات موردنیازاقدام نماید.پس ازتکمیل تقاضاوارسال الکترونیکی آن‚اطلاعات به صورت الکترونیکی به بانک اطلاعات دبیرخانه هیات واردشده ویک شماره یکتا به متقاضی تعلق می.ونیزاولویت بندی ونوبت دهی ‚ابلاغ ها واخطارها ‚صدوررای و….همگی ازطریق نرم افزار وبه صورت الکترونیکی انجام می شود.
بنددوم :اجرای دستورالعمل حذف اوراق بها دار وامکان فروش اوراق به صورت الکترونیکی ازطریق سامانه
بنابراین هدف ازثبت نوین الکترونیک ساختن سازمانی کوچکترکارآمدتروسالمتراست که می تواندسبب ایجاد اقتصادی مبتنی برامنیت عدالت دانائی رفاه تولید ومعنویت گردد.
مبحث دوم : دفاتراسنادرسمی
از ابتدای تاسیس سازمان ثبت اسنادواملاک کشورودرنظام وساختار سنتی وقدیمی اداری ومدیریتی آن بخشی ازوظایف اجرائی برعهده نهادهای تخصصی مدنی یعنی دفاتراسنادرسمی ودفاترازدواج وطلاق محول شده است .دفاتراسنادرسمی بخش قابل توجهی ازعرضه خدمات ثبتی وتنظیم وثبت اسنادرسمی رابرعهده داشته وضمن انجام مزبورکارمشاوره رایگان وخدمات معاضدت قضائی جامعه رانیزانجام می دهند.واگذاری بخشی ازامورحاکمیتی شامل ثبت وانتقالات وتعهدات توسط قوه قضائیه به بخش خصوصی متخصص علاوه بربالا بردن دقت درتنظیم اسنادوسلب مسولیت حاکمیت دراین زمینه قسمت مهمی ازشکایات علیه حکومت یاکارگزاران حکومتی وجبران خسارات ناشی ازاشتباه درتنظیم اسنادرابه سمت گروهی ازخودمردم یعنی سردفتران اسنادرسمی هدایت نموده است.
گفتار اول : طرح مطلب
واگذاری بخشی ازامورحاکمیتی سازمان ثبت اسنادوانتقالات وتعهدات توسط قوه قضائیه به بخش خصوصی متخصص علاوه بربالابردن افت درتنظیم اسنادوسلب حاکمیت دراین زمینه قسمت مهمی ازشکایات علیه حکومت یاکارگزارن حکومتی وجبران خسارات ناشی ازاشتباه درتنظیم اسنادرابه سمت گروهی ازخودمردم یعنی سردفتران اسنادرسمی هدایت نموده است.درواقع دفاتراسنادرسمی درجلب اعتمادمردم موفق بوده اند.
دفاتراسنادرسمی بخش قابل توجهی ازعرضه خدمات ثبتی وتنظیم وثبت اسنادرسمی رابرعهده داشته وضمن انجام امورمزبورکارمشاوره رایگان وخدمات معاضدت قضائی جامعه رانیزانجام می دهند.^[۸۵]
نظام اداری کشوربه دفاتراسنادرسمی به عنوان بخش خصوصی باوظائف مهم حاکمیتی اعتماد دارد که این ناشی اززیرساخت های مناسب دفاتر است که الگوئی مناسب برای خصوصی سازی امورپیش روی دولتمردان جمهوری اسلامی قرارمی دهد.