۳-۲-۴- تجزیه وتحلیل فرایند:
ابزارهای تجزیهوتحلیل فرایند کسبوکار[۳۷]، ابزارهایی هستند که بهمنظور مستندسازی شیوه های کار یک سازمان و یا ارائه شرایط و نیازمندیهای کسبوکار، بهمنظور بهبود فرایند، طراحی مجدد، و یا اتوماسیون بهکار میرود. این ابزار توسط تحلیلگران کسبوکار و مدیران، یک محیط مشترک برای مدلسازی، طراحی و شبیهسازی فرآیندهای کسبوکار ایجاد می کند. به دلیل پیچیدگی فرآیندها، به ویژه فرآیندهای استراتژیک موجود در سازمان و حفظ و استفاده مجدد از مدلها برای بهبود مستمر فرآیندها، در کنار عناصر اطلاعات مربوط به آن، یک ابزار اختصاصی تجزیهوتحلیل فرایند کسبوکار ضروری است.
ابزارهای تجزیهوتحلیل، انعطافپذیری بیشتری برای کاربران کسبوکار ارائه می دهند. علاوه براین، پردازش اطلاعات از طریق نمادها در نشانگذاری مدلسازی، طبقه بندی اطلاعات اعم از منابع انسانی و منابع فیزیکی، اختیارات قانونی و مسائل و خطراتی که به وظایف فردی و فرآیندها مرتبط میباشند را به تصویر میکشد. ارائه گزارش در ابزار تجزیهو تحلیل اجازه میدهد که جنبه های مختلف از اطلاعات بازیابی شود و در قالب وب، به صورت الکترونیکی منتشر شود. در این صورت، اطلاعات از طریق انواع رسانه ها در میان مدیران، کارکنان و ذینفعان داخلی و خارجی مرتبط به اشتراک گذاشته می شود]۳۸،۳۹[.
هنگام تجزیهوتحلیل یک فرایند کسبوکار، باید توجه داشت که حتی یک فرایند خوب نیز می تواند بهتر شود. تجربه نشان میدهد که در هر فرایند کسبوکار، مهم نیست که چه میزان بهبود صورت گرفته است؛ بلکه، مهم آن است که خطا و اشتباهی درآن وجود نداشته باشد. چرا که روزانه اشتباهات، حوادث و مراحل غیرضروری وجود دارد که یک فرایند کسبوکار را تحت تأثیر قرار دهد. تجزیهوتحلیل، ریشه اصلی توسعه و بهبود فرآیندهای سازمان است که به تحلیلگران برای شناسایی و درک علت ریشه مشکلات و مسائلی که روند عملکرد فرایند را کند میسازد کمک می کند.دو نمونه مهم از روشهای تجزیهوتحلیل، نمودار علت- معلول و نمودار چرا- چرا (نمودار درختی) است ]۱۴[.
۳-۲-۴-۱- بهینهسازی:
بهینهسازی فرایند، عملی است که باعث ایجاد تغییرات و تنظیماتی در یک فرایند، به منظور بهبود بهرهوری و اثربخشی آن فرایند می شود] ۴۵[.
۳-۲-۴-۲ مزایای مشهود بهینهسازی فرآیندها عبارتند از ]۴۹[:
افزایش بهرهوری
کاهش هزینه های عملیاتی
کاهش منابع انسان و زمان
کاهش تعداد کارکنان
کاهش هزینه های سربار
۳-۲-۴-۳- مزایای نامشهود بهینهسازی فرآیندها عبارتند از ]۴۹[:
کاهش زمان انجام کار
کاهش خطاها
افزایش قابلیت اطمینان
بهبود تخصیص امکانات
بهبود کنترل منابع
بهبود برنامه ریزی سازمانی
افزایش انعطافپذیری سازمانی
گسترش بهموقع اطلاعات
افزایش کیفیت اطلاعات
افزایش رضایت کارکنان
بهبود تصمیم گیری و تصمیمسازی در سازمان
افزایش رضایت مشتری
بهبود تصویر سازمان در بازار
۳-۲-۴-۴- تکنیکهای تجزیهوتحلیل فرایند کسبوکار:
تصمیم گیری در مورد دامنه یک فرایند و نقاط ادغام آن (ورودی ها و خروجیها در حوزه کسبوکار و فنآوری اطلاعات)،
مدلسازی جریان فرآیندها به کمک شناسایی کلیه فعالیتهای درون آن و چگونگی همکاری آنها،
تجزیهوتحلیل و تعیین ظرفیت فعالیتها و شناسایی گلوگاهها در فرایند، به عنوان یک کلیت،
ارائه مراحل بازسازی هر فرایند برای از بین بردن تک تک تنگناها،
تجزیهوتحلیل و بهینهسازی استفاده از منابع در هر فعالیت و در سراسر فرایندها، به عنوان یک کلیت.
با توجه به تکنیکهای عنوان شده مشخص می شود که در BPA، میل به بهبود فرایند با درک تکتک فعالیتها و چگونگی ارتباط یک فعالیت با فعالیت دیگر امکان پذیر است ]۵۰،۵۱[. از جمله شاخص های مهم در تجزیهوتحلیل فرآیندها، میتوان به عملکرد داده ها، تجزیهوتحلیل روند، بهینهسازی فرایند، تجزیهوتحلیل What-if، قابلیت ارزیابی فرایند، پشتیبانی از نتیجه گیری، پشتیبانی از تست مدل- زمان، پشتیبانی از انواع داده های گذشته موجود برای تجزیهوتحلیل (لاگهای اجرایی، KPIهای محاسبه شده، داده های برنامه، وضعیت زیرساخت IT) اشاره کرد (جدول ۳-۴).
جدول ۳-۴- شاخص های تجزیهوتحلیل فرایند کسبوکار
۴
تجزیهوتحلیل فرایند
۴-۱
