استفاده از روشهای کتابخانهای و بررسی مستندات (جستجوهای کتابها، مقالات، متنهای علمی و تجارب کسبشده و …)
از طریق بررسی سوابق تاریخی پروژه های پیشین میتوان ریسکها را شناسایی و آشکار نمود. بدینمنظور، باید مواردی چون؛ فهرست دستههای ریسک، فهرست ریسکها، احتمال و تأثیر ریسکها، برنامه های پاسخ به ریسک، تجارب کسبشده و مقالات و کتب و نشریات مربوط به ریسک مدنظر قرار گیرد. (عوضخواه و محبی، ۱۳۸۹)
با بررسی سوابق پروژه های قبلی، تا حد زیادی در زمان مدیریت ریسک صرفهجویی شده و از تکرار اشتباهات گذشته، جلوگیری می شود. با بررسی مستندات پروژه جاری نظیر برنامه ها و فرضیات نیز امکان شناسایی ریسکهای بیشتری فراهم می شود. این کار را میتوان به صورت گروهی یا انفرادی و در سطوح کلی و جزئی، توسط افرادی که بیشترین آشنایی را با موارد یاد شده دارند انجام داد. بدینمنظور باید در پروژه های فعلی به مواردی چون ورودی های مدیریت ریسک، مستندات مرتبط با الزامات پروژه، نقشهها، مشخصات فنی، قراردادها و سفارشهای خرید توجه شود: (روزبهی و جدا، ۱۳۸۸)
استفاده از روش های ایده پردازی گروهی
تکنیک ایدهپردازی امروزه از محبوبیت زیادی برخوردار میباشند. زیرا تجربه شده که حجم ایدههای فرد در گروه دو برابر ایدههای او در تنهایی است. (PMBOK:2008) مهمترین این ایده ها در زیر مرور میگردد.
۲-۳-۱۲-۴-۴-۱- تکنیک طوفان فکری
در حقیقت، طوفان فکری جلسهای است که جهت حل مشکلات یا دستیافتن به ایدههای جدید برگزار می شود. این روش رایجترین تکنیک شناسایی ریسک است در سایر موضوعات مربوط به مدیریت ریسک نیز استفاده می شود. (سبزهپور، ۱۳۸۹)
هدف از به کارگیری طوفان در این قسمت، دستیابی به فهرستی از ریسکهایی است که در فرایند تجزیه و تحلیل مورد استفاده قرار میگیرند. با ارائه نظرات مختلف و بررسی آنها توسط گروه، منابع ریسک شناسایی می شود و در ادامه ریسکها بر حسب نوع دستهبندی میگردند. (روزبهی و جدا، ۱۳۸۸)
طوفان فکری تسهیم سادهای از اطلاعات و نظرات افراد است، بدون اینکه نگاهی انتقادی به موضوع وجود داشته باشد. این روش اطلاعات افراد شرکتکننده را بدون ارزیابی آنها دریافت و ثبت می کند. به عبارت دیگر هیچ محدودهای برای اطلاعات و نظارت نیست و در واقع افراد تشویق میشوند تا نظرات و ایدههای خود را خارج از مرزبندیهای موجود ارائه کنند. مدت زمان اجرای این تکنیک تا حد زیادی بستگی به افراد شرکتکننده و تمایل آنها برای شرکت در جلسه و تسهیم اطلاعات میباشد. عموماً قابلیت اعتماد به این تکنیک پایین میباشد. اگرچه بعضی از ایدههای ارائه شده بسیار ارزشمند است ولی مانند الککردن گندم از کاه میباشد. طوفان فکری، الزاماً بهترین انتخاب برای شناسایی ریسک نبوده و نباید به عنوان تنها راه برای شناسایی ریسک تلقی شود، چرا که قادر نیست همه ریسکهای موجود در پروژه را مشخص نماید. (عوضخواه و محبی، ۱۳۸۹)
۲-۳-۱۲-۴-۴-۲- روش گروه اسمی یا گروه کاغذی
این روش مشابه تکنیک طوفان فکری است با این تفاوت که منظور از واژه کاغذی این است که اجازه ارتباط شفاهی به افراد داده نمی شود تا ایده ها در هم تاثیر نداشته و یکدیگر را محدود نکنند. (سبزهپور، ۱۳۸۹)
در این روش اعضای گروه مدیریت ریسک در جلسه گردهم میآیند و در ابتدای کار مساله برای آنها تشریع می شود. سپس اعضا نظرات خود را به صورت مستقل، مکتوب می کنند. سپس نظرات مکتوب جمعآوری شده ، طبقه بندی شده ودر تابلویی در معرض دید همه اعضا قرار میگیرد، بدون آنکه مشخص باشد نظرات مذکور متعلق به کدام شخص میباشد. در این مرحله اعضا به بحث و گفتگو و نقد و بررسی ریسکهای اعلام شده پرداخته و در نهایت ریسکها را با رای مکتوب انتخاب و مشخص مینمایند. (الوانی، ۱۳۸۷) مزایای استفاده از تکنیک گروه اسمی را می توان به شرح زیر نام برد:
روشی سریع برای دستیابی به تفکرات و اندیشه های گروهی است.
درجهبندی نمودن ریسکها، موجب پذیرش و قبول نتایج توسط گروه می شود.
با این روش میتوان از افرادی که در حاشیه پروژه قرار دارند را در فرایند شناسایی ریسک گنجاند.
این روش امکان کشف و شناسای ریسکهای سطح بالا را فراهم میسازد.
تنها عیب و نقطه ضعف تکنیک گروه اسمی این است که، انکان داردریسک مهمی توسط یک از اعضای گروه شناسایی شود ولی مورد پذیرش گروه قرار نگیرد و در فهرست نهایی ریسکهای اصلی گنجانده نشود. بنابراین انتخاب اعضای گروه بسیار مهم است. (عوضخواه و محبی، ۱۳۸۹)
تکنیک دلفی
با بهره گرفتن از تکنیک دلفی، میتوان از میان نظرات مختلف کارشناسی، به ایدههای توافقی دست یافت. با این روش میتوان نظرات کارشناسان را در خصوص ریسکهای موجود در پروژه، تجزیه و تحلیل کمّی ریسکهای شناسایی شده، اقدامات لازم و … به صورت بینام جمعآوری کرده و چکیده آن را به گونه ای که مورد توافق جمع نیز قرار گرفته باشد، استخراج نمود. این روش تلفیقی از فکرنویسی و همهپرسی[۶۹] میباشد. (سبزهپور، ۱۳۸۹)
این تکنیک داده های نسبتاً قابل اعتمادی را برای تجزیه و تحلیل کیفی فراهم می کند. طبیعت تکرارشونده این فرایند و بازنگریهای لازمه، دقت نتایج را بالا میبرد ولی انتخاب نامناسب افراد خبره و نیز پرسشهای ضعیف می تواند منجر به نتایج ضعیفی گردد.
مهمترین مساله در این تکنیک، زمانبر بودن آن است. با اینکه پست الکترونیکی راه سریعتری را برای انجام این کار به وجود آورده است، ولی با این حال این تکنیک چندین روز به طول میانجامد، اگر چه بعضی از سازمانها کیفیت نتایج حاصل شده را مهم و ارزشمند میدانند. توصیه شده است از این تکنیک در مواردی استفاده شود که خبرگان پروژه نتوانند برنامه زمانی خود را جهت حضور در فرایند جمعآوری اطلاعات تنظیم کنند، فاصله جغرافیایی آنها را از هم جدا کند و یا گردهمایی آنها در یک محل منجر به حساسیت و اختلاف زیادی شود. (الوانی، ۱۳۸۷)
مزایای استفاده از تکنیک دلفی عبارتند از: (عوضخواه و محبی، ۱۳۸۹)
کاهش اطلاعات جانبدارانه و عدم تأثیر بی مورد اشخاص در نتایج
همه افراد در خصوص ایده های کارشناسی حاصل از این روش، اتفاق نظر خواهند داشت.
این تکنیک می تواند به صورت مجازی نیز استفاده کرد.
این تکنیک می تواند روی جزئیات پروژه یا ریسک های کلی پروژه تمرکز نماید.
از جمله معایب استفاده از تکنیک دلفی می توان به موارد زیر اشاره نمود.
مدت زمان انتظار جهت دریافت پاسخ کارشناسان ممکن است طولانی باشد.
تیم ریسک باید توانایی تفسیر نظرات کارشناسی را داشته باشد.
استفاده از قضاوت کارشناسانه خبرگان، متخصصین و کارکنان درگیر در پروژه
هر گاه محقق نظرات و ایدههای دیگران را جویا شده و یا از افراد کمک فکری میگیرد در واقع در حال انجام مصاحبه میباشد. در خلال همه مراحل فرایند مدیریت ریسک، میتوان از مصاحبه با افراد صاحب نظر جهت کسب نظرات کارشناسی بهره گرفت. (سبزهپور، ۱۳۸۹)
طی فرایند مدیریت ریسک، اغلب جهت شناسایی ریسکهای بیشتر، مصاحبه با افرادی چون کارشناسان، کارفرما و مدیریت ارشد ضروری می باشد. برای این کار باید افراد مناسب را شناسایی کرده و آنها را از وضعیت پروژه آگاه نمود. سپس اطلاعاتی از قبیل ساختار شکستکار پروژه و فهرستی از فرضیات پروژه را برایشان فراهم ساخت. مصاحبه شوندگان ریسکهای پروژه را بر اساس تجربیات، اطلاعات پروژه و دیگر منابع مفید خود شناسایی می کنند.
مصاحبه با این افراد می تواند به صورت برگزاری جلسه حضوری و یا از طریق پست الکترونیکی، تماس تلفنی و نامه انجام شود. باید توجه داشت که این مصاحبه ها به هیچ وجه جنبه غیررسمی ندارد، بنابراین باید کاملاً برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل شده باشد تا از کارایی لازم برخوردار گردد. هنگام سوال درمورد ریسک پروژه از خبرگان، منطقی به نظر میرسد تا در مورد نحوه واکنش به ریسک، جایگزینهای دیگر و اطلاعات مربوط به میزان احتمال وقوع و اثر بالقوه آن پیگیری به عمل آید. (عوضخواه و محبی، ۱۳۸۹)
مصاحبه دو پیش نیاز دارد، اول آنکه مصاحبهکننده با تحقیق و فکر درباره موضوع و برنامه کار مصاحبه خودش را آماده سازد. دوم آنکه مصاحبهشونده فرصت زمانی کافی جهت بازکردن اطلاعات پاسخ به سئوالات تحلیلگر یا مدیر را داشته باشد. مصاحبه با کاشناسان مزایایی دارد که عبارتند از: (روزبهی و جدا، ۱۳۸۸)
درک بهتر از بخشهای ناآشنا و مبهم پروژه
شناسایی ریسک هایی که در صورت استفاده ازمنابع اطلاعاتی دیگر قطعاً ناشناخته باقی میماندند