برای بررسی ارزش و هزینه اطلاعات در کنترل باید به نکات زیر توجه داشته باشیم:

کیفیت اطلاعات ؛ به هنگام و به موقع بودن اطلاعات ؛ کمیت اطلاعات ؛ مرتبط بودن اطلاعات.
۲-۳ هوشمندی کسب وکار BI
۲-۳-۱ مقدمه
محیط کسب و کار به طور مداوم در حال تغییر و پیچیدگی روز افزون است. سازمان ها،خصوصی و عمومی، تحت فشار هستند که آنها را مجبور به پاسخ سریع به این شرایط متغیر نموده و استفاده روش های خلاقانه می کند. چنین فعالیت هایی نیاز به یک سازمان چالاک و تصمیم گیری های استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی سریع و مکرر دارد، که برخی از آنها بسیار پیچیده است. چنین تصمیم گیری ممکن است نیازمند حجم قابل توجهی از داده ها، اطلاعات، و دانش مرتبط با موضوع تصمیم گیری باشد. پردازش این اطلاعات و داده ها باید به سرعت و اغلب بی درنگ باشد و معمولاً نیاز به برخی پشتیبانی های کامپیوتری دارد. این استفاده از حمایت کامپیوتری برای تصمیم گیری مدیریتی را می توان همان هوش کسب و کار دانست [۱]. هوشمندی کسب و کار نه تنها به عنوان یک ابزار، محصول و یا حتی سیستم، بلکه به عنوان یک رویکرد جدید در معماری سازمانی، بر اساس سرعت در تحلیل اطلاعات به منظور اتخاذ تصمیم های دقیق و هوشمند کسب و کار، در حداقل زمان ممکن مطرح شده است که شامل مجموعه ای از برنامه های کاربردی و تحلیلی بوده و با استناد به پایگاه های داده عملیاتی و تحلیلی به کمک به تصمیم گیری برای فعالیت هوشمند کسب و کار می پردازد [۲]. هدف هوش تجاری کمک به کنترل منابع و جریان اطلاعات کسب و کار است که درون و پیرامون سازمان وجود دارند.
۲-۳-۲ تعریف هوشمندی کسب و کار
هوشمندی کسب و کار یک چارچوب کاری شامل فرایندها، ابزار و فناوری های مختلف است که برای حرکت از داده به اطلاعات و از اطلاعات به دانش طراحی شده و موجب ایجاد ارزش افزوده برای سازمان می شود. با بهره گرفتن از دانش به دست آمده، مدیران سازمان می توانند تصمیمات بهتری اتخاذ نمایند و با طرح برنامه های عملی برای سازمان، فعالیت های تجاری را به صورت مؤثرتری انجام دهند [۳]. همانطور که گفته شد هوشمندی کسب و کار تنها یک ابزار نیست بلکه معماری است و در راستای شناسایی، جمع آوری، پردازش و نتیجه گیری از داده ها فرایندهای مختلفی طی می شود و از ابزارهای متفاوتی استفاده می کند. ارزش واقعی هوشمندی کسب و کار زمانی خواهد بود که بتوان با تصمیمات اتخاذ شده بر اساس نتایج حاصل از هوشمندی کسب و کار به سادگی فرایندهای سازمانی را مدیریت کرده و قوانین کسب و کار جدید را اعمال نمود. این امر از طریق سامانه مدیریت فرایندهای کسب و کار به سهولت امکان پذیر خواهد بود [۴]. برای راه اندازی هوشمندی کسب و کار لازم است داده های پراکنده در سازمان در پایگاه های اطلاعاتی و با رابط های مختلف، یکپارچه شده و تحت یک پایگاه داده تحلیلی و یک استاندارد، جمع آوری شوند که این روند شامل بازیافت داده ها از مبدأ، پالایش آنها به نحو مورد نیاز و انتقال به مقصد می باشد. پس از آن لازم است داده های مورد نیاز مورد آنالیز وداده کاوی قرار گرفته، طبق درخواست های کارفرما تحلیل شوند و اطلاعات خواسته شده از آنها بازیافت شود. این اطلاعات که از داده های خام سازمان به دست می آیند، ابزاری دقیق جهت تحلیل کارایی سازمان، نظارت هوشمند، تعامل با مشتریان و شرکای تجاری و بالا رفتن مزیت رقابتی در بازار است [۵]. جهت نمایش دانش به دست آمده از مراحل پیشین مجموعه ای شامل متن و ابزار گرافیکی لازم است تا سبب بالا رفتن سرعت، کمیت و کیفیت انتقال اطلاعات به مدیران و تصمیم گیرندگان سازمان شود. از مهمترین بخشهای هوشمندی کسب و کار می توان به شاخص‌های کلیدی کارایی اشاره کرد. در واقع شاخص‌های اصلی ارزیابی عملکرد سازمان می باشند که می بایست به صورت نمودارهای آماری از سیستم هوشمندی کسب و کار استخراج شود. این شاخص‌ها در تصمیم گیری های مدیریتی بسیار مهم هستند و به نوعی ورودی های سیستم های پشتیبانی تصمیم می باشند [۶].
۲-۳-۴ کاربرد هوشمندی کسب و کار
بیشترین بهره مندی بدست آمده از هوشمندی کسب وکار، امکان دسترسی بی واسطه به داده ها توسط تصمیم گیرندگان در تمام سطوح سازمان است. در این صورت این افراد قادر خواهند بود که با داده ها تعامل داشته باشند و آنها را تحلیل کنند و در نتیجه بتوانند کسب وکار را مدیریت نمایند، کارایی را بهبود بخشند، فرصتها را کشف نموده و کارشان را با بازدهی بالا انجام دهند. در ساده ترین حالت، هوشمندی کسب و کار اطلاعاتی راجع به وضع کنونی کسب وکار به مدیران تحویل می دهد. با بهره گرفتن از هوشمندی کسب وکار، اطلاعات در زمان مناسب و با انعطاف بیشتری در اختیار مدیران قرار داده می شود. در صورتی که یکی از شاخص‌های کسب وکار از قلم افتاده باشد و یا خارج از برنامه ریزی باشد، هوشمندی کسب وکار به کاربران این امکان را می دهد که جزئیات را شکافته و به دلیل این اتفاق پی ببرند و تصمیمات مقتضی را برای جبران وضعیت موجود بگیرند. در مرحله بعد لازم است تا فرایند دسترسی به اطلاعات تسهیل گردد، به گونه ای که تصمیم گیرندگان در هر زمان و هر مکان بتوانند بدون نیاز به واسطه، به اطلاعات مربوطه مراجعه کرده و انواع تحلیل های مورد نظر خود را انجام دهند. همچنین نمایش اطلاعات بایستی به گونه ای باشد که امکان انجام بررسی از ابعاد مختلف وجود داشته باشد تا مدیران در صورت نیاز به راحتی تاثیر هر یک از عوامل را مشاهده کرده و دلایل آسیب های سازمانی را جستجو و تحلیل کنند.
۲-۳-۵ ابزارهای هوش کسب و کار
ابزارهای هوش کسب و کار را می توان در سه دسته کلی قرار داد.
ابزارهای گزارش گیری
گزارش گیری تولید
گزارش گیری مدیریت
گزارش گیری کاربر نهایی
ابزارهای تحلیل
پردازش تحلیلی آنلاین OLAP
پیش بینی
مصورسازی
جستجو
ابزارهای نمایش
داشبورد ها
کارتهای امتیازی
مونیتور فرایند
۲-۴ مدل تعالی سازمانی EFQM
سازمان متعالی و سرآمد به سطح برجسته ای از عملکرد دست یافته و آن را حفظ می کند که در این سطح انتظارات همه ذی نفعان را براورده کرده ویا حتی از آن فرآتر می رود.
۲-۴-۱ تاریخچه مدلهای تعالی
پیش از ظهور استانداردهای ISO9000 در اواخر دهه ۸۰، مدل‏هایی برای ارزیابی بنگاه‏های صنعتی و غیر صنعتی غرب به وجود آمده بود که با ظهور سیستم های ISO9000 به مقبولیت جهانی نیز رسیدند، ولی هیچ‏ کدام دیدی فراگیر نسبت به کسب و کار نداشتند. در سال ۱۹۸۳ یکی از اولین گام‏ها برای ایجاد مدل هایی با دید فراگیر، با طرح جایزه کیفیت کانادا برداشته شد. سپس، در سال۱۹۸۷ پس از چندین سال کار مستمر، مدل کسب و کار«جایزه ملی کیفیت مالکوم بالدریج^[۷]» در آمریکا مطرح شد که در واقع پوشش‏دهنده تمامی اجزای یک کسب و کار با در نظر گرفتن منافع تمامی ذی نفعان بود. در پی مدل بالدریج، مدل«جایزه کیفیت اروپا» توسط بنیاد اروپایی، مدیریت کیفیت (EFQM) در ۱۹۹۱ ارائه شد و بسیاری از کشورهای اروپایی و غیراروپایی از آن پیروی کردند.
در ایران، موسسه مطالعات بهر‏ه‏وری و منابع انسانی “جایزه ملی بهره‏وری تعالی سازمانی” را برمبنای مدل EFQM بنا نهاده که گامی است در جهت ایجاد مدل سرآمدی سازمانی برای ایران و در واقع زمینه‏سازی است برای اشاعه فرهنگ سرآمدی و برتری‏‏جویی بین سازمان های ایرانی.
در حوزه ارائه کنندگان خدمات فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمان تنظیم مقررات و ارتباطات رادیویی الگویی را مبتنی بر EFQM برای ارزیابی شرکت های PAP ارائه کننده خدمات دسترسی به داده ارائه کرده است که در ادامه مفاهیم بنیادی آن را شرح داده و شاخص‌هایی را که استخراج شده ذکر می کنیم.
۲-۴-۲ مفاهیم بنیادی
مدل جایزه ملی بهره وری و تعالی سازمان یک چارچوب غیر تجویزی برای ارزیابی عملکرد سازمان ها در دو حوزه فرایند ها و نتایج حاصل از این فرایند ها است. ارزش ها و مفاهیم بنیادین، پایه های اصلی برنامه ریزی و استقرار سیستم ها را تشکیل می دهند و برای شناخت وضعیت عملکردی سازمان ها باید از معیارهایی بهره گرفت که ارتباط تنگاتنگی با مفاهیم فوق الذکر داشته باشند، ارزش ها و مفاهیم بنیادین تعالی، که در ادامه تشریح خواهند شد، بدون توجه به نوع فعالیت و اندازه سازمان ها، برای کلیه آنها قابل استفاده بوده و مدل تعالی سازمانی را پشتیبانی می کنند.
۲-۴-۲-۱ نتیجه گرایی
تعالی دستیابی به نتایجی است که رضایت کلیه ذی نفعان سازمان را در بر داشته باشد.
در محیط پر تغییر دنیای امروز، سازمان های متعالی همواره و به سرعت در برابر تغییر نیازها و انتظارات ذی نفعان، چابک تر، منعطف تر و پاسخ گوتر می شوند. سازمان های متعالی نیازها و انتظارات ذی نفعان خود را اندازه گیری و پیش بینی کرده، تجربیات و ادراکات آنها را نظاره کرده و عملکرد سایر سازمان ها را بررسی می کنند. در این سازمان ها، اطلاعات مربوط به ذی نفعان فعلی و آینده، جمع آوری شده و به منظور تعیین، به کارگیری و بازنگری خط مشی ها، استراتژی ها، اهداف، مقاصد، شاخص‌ها و برنامه های کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت مورد استفاده قرار می گیرد. این اطلاعات می تواند در دستیابی به مجموعه متوازنی از نتایج مورد انتظار ذی نفعان کمک کند.
۲-۴-۲-۲ مشتری مداری
تعالی، خلق ارزش های مطلوب مشتری است.
سازمان های متعالی، مشتریان خود را می شناسند و آنها را به خوبی درک می کنند، زیرا مشتریان قضاوت کنندگان نهایی کیفیت محصولات و خدمات هستند. همچنین درک می کنند که حصول به وفاداری، ماندگاری و سهم بازار، از طریق تمرکز بر خواسته ها و انتظارات فعلی و بالقوه مشتریان افزایش می یابد. این سازمان ها پاسخ گوی خواسته ها و انتظارات فعلی مشتریان خود هستند. هر کجا که مناسب باشد، مشتریان خود را به منظور بهبود اثر بخشی پاسخ گویی ها، تقسیم بندی و دسته بندی می کنند، فعالیت های رقبا را بررسی و نظاره کرده و مزیت رقابتی خود را درک می کنند، به گونه ای موثر خواسته ها و انتظارات آینده مشتریان را پیش بینی کرده و در جهت دستیابی و در صورت امکان ارتقا و افزایش آنها اقدام می کنند. چنین سازمان هایی تجربیات و ادراکات مشتریان شان را بررسی و بازنگری کرده و در صورتی که اشتباهی رخ داده باشد، به سرعت به اصلاح موثر آن می پردازند. این سازمان ها به برقراری و حفظ رابطه ای متعالی با مشتریان شان اقدام می کنند.
۲-۴-۲-۳ رهبری و ثبات در مقاصد
تعالی، رهبری دور اندیش و الهام بخش، همراه با ثبات در مقاصد است.
سازمان های متعالی، رهبرانی دارند که سمت و سوی روشنی برای سازمان خود تعیین و ارائه می کنند. این رهبران، سایر رهبران سازمان را متحد کرده و آنها را برای به حرکت در آوردن کارکنان شان ترغیب می کنند. ارزش ها، اصول اخلاقی، فرهنگ و ساختار اداری را به گونه ای در سازمان مستقر می کنند که هویت و جذابیت واحدی در ذهن ذی نفعان ایجاد کند. در سازمان های متعالی، رهبران در سطوح مختلف، سایر کارکنان را به طور مداوم به سمت تعالی به حرکت در می آورند، به گونه ای که به عنوان الگویی شاخص برای رفتار و عملکرد شناخته می شوند. آنها با تقدیر از ذی نفعان و همکاری با آنان در اجرای فعالیت های بهبود مشترک، به رهبری سازمان می پردازند. در تلاطم ها با ثبات قدم در قبال مقاصد سازمان اطمینان خاطر ذی نفعان شان را جلب می کنند. در چنین شرایطی، توانمندی های خود را در سازگار نمودن جهت گیری های سازمانی در قبال تحرکات و تغییرات سریع محیط خارجی، نشان می دهند و کارکنان شان را با خود همراه می کنند.
۲-۴-۲-۴ مدیریت مبتنی بر فرآیندها و واقعیت ها
تعالی، مدیریت سازمان از طریق مجموعه ای از سیستم ها، فرآیندها و واقعیت های مرتبط و به هم پیوسته است.
سازمان های متعالی، دارای سیستم مدیریت مؤثری هستند که بر مبنای آن خواسته ها و انتظارات کلیه ذی نفعان برآورده می شود. اطمینان از اجرای نظام مند خط مشی ها، استراتژی ها، اهداف و برنامه های سازمان، از طریق مجموعه ای شفاف و یکپارچه از فرآیندها تضمین می شود. این فرآیندها به گونه ای مؤثر جاری سازی و مدیریت شده و همواره بهبود می یابند. تصمیم گیری بر اساس اطلاعات واقعی و قابل اطمینان از عملکرد حال و مورد انتظار، توانمندی های فرآیندها و سیستم ها، خواسته ها، انتظارات و تجربیات ذی نفعان و همچنین عملکرد سایر سازمان ها از جمله رقبا، انجام می شود. ریسک ها و مخاطرات، بر اساس شاخص‌های مناسب عملکردی، شناسایی شده و به شکلی مؤثر مدیریت می شوند. سازمان ها با روش های کاملا حرفه ای اداره می شوند و تمامی الزامات بیرونی را ارضا نموده و حتی از آن فراتر نیز می رود. شاخص‌های پیش گیرانه مناسب، تعریف و به کار گرفته می شود تا اطمینان خاطر کلیه ذی نفعان تأمین و حفظ شود.
۲-۴-۲-۵ توسعه و مشارکت کارکنان
تعالی، حداکثر نمودن مشارکت کارکنان از طریق توسعه و دخالت دادن آنها در امور است.
سازمان های متعالی، شایستگی های لازم حال و آینده جهت به اجرا در آوردن خط مشی ها، استراتژی ها، اهداف و برنامه ها را شناسایی و درک می کنند. آنها با جذب و توسعه کارکنانشان، به شایستگی های مورد نظر دست یافته و آنان را فعالانه و مثبت، به گونه ای همه جانبه حمایت می نمایند، توسعه کارکنان را ترویج و حمایت کرده و آزادسازی کامل قابلیت هایشان را ممکن می سازند. این سازمان ها کارکنان را به منظور مواجهه و تطبیق با تغییرات مورد نیاز عملیاتی و قابلیت های فردی اماده می کنند. اهمیت فزاینده سرمایه های فکری شان را درک کرده و از دانش آنان در جهت منافع سازمان بهره می گیرند. در جستجوی روش هایی برای توجه، پاداش دهی و تقدیر از کارکنان هستند که به ایجاد و اجرای ایده های بهبود کمک می کنند.
۲-۴-۲-۶ یادگیری، نوآوری و بهبود مستمر
تعالی، چالش طلبیدن وضع موجود و ایجاد تغییر به منظور نوآوری و خلق فرصت های بهبود با بهره گرفتن از یادگیری است.
سازمان های متعالی، همواره در حال یادگیری از فعالیت ها و عملکرد خود و دیگران هستند. بهینه کاوی داخلی و خارجی را جدی می گیرند. دانش کارکنانشان را به منظور حداکثر نمودن یادگیری در سراسر سازمان به کارگرفته و همگان را از آن بهره مند می کنند. ایده های کلیه ذی نفعان، به خوبی مورد پذیرش و استقبال قرار می گیرد و نگاه کارکنان به ورای زمان حال و قابلیت های کنونی، سوق داده می شود. آنها به دقت سرمایه های فکری خود را حفظ کرده و از آن برای دستاوردهای تجاری سازمان به صورت مناسب استفاده می کنند. کارکنان آنها، همواره شرایط فعلی را به چالش طلبیده و در جستجوی فرصت های نوآوری و بهبود مستمر که به ارزش افزوده بیانجامد هستند.
۲-۴-۲-۷ توسعه همکاری های تجاری
تعالی، توسعه و حفظ همکاری هایی است که برای سازمان ارزش افزوده ایجاد می کند.