- مدیریت تامین‌کنندگان و قراردادها
وارد و پپارد (۲۰۰۲)
چارچوب‌های دیگری نیز مانند آی.تی.آی.ال[۵۵]، کوبیت[۵۶] و همچنین موسسه گارتنر[۵۷] دسته‌بندی‌های متفاوتی از زیرکارکردهای سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات ارائه نموده‌اند. در یک جمع‌بندی کلی می‌توان دست کم چهار زیر کارکرد اصلی را برای سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات شناسایی نمود که کم و بیش در بسیاری از سازمان‌ها قابل مشاهده بوده و همچنین در مراجع نامبرده شده نیز به آنها اشاره شده است. این چهار زیر کارکرد عبارت‌اند از:
- تامین کاربردها[۵۸] یا سیستم‌های اطلاعاتی
- مدیریت سبد کاربردها
- مدیریت خدمات فناوری اطلاعات
- مدیریت زیرساخت و فناوری
زیر کارکرد تامین کاربردها و سیستم‌های اطلاعاتی در واقع نام جدیدی برای توسعه کاربردها و سیستم‌های اطلاعاتی می‌باشد، زیرا امروزه خرید و یا تامین کاربردها و سیستم‌های اطلاعاتی از بیرون سازمان بیشتر از ساخت و توسعه آنها در داخل سازمان رایج شده است.
مدیریت سبد کاربردها اشاره به برنامه‌ریزی و مدیریت کاربردها و سیستم‌های اطلاعاتی مورد نیاز کسب‌وکار دارد.
زیر کارکرد ارائه خدمات فناوری اطلاعات، ناشی از شکل‌گیری چارچوب‌های جدیدی در زمینه فناوری اطلاعات به نام مدیریت خدمات فناوری اطلاعات[۵۹] می‌باشد که در سال‌های اخیر توجه زیادی بدان شده است. این زیر کارکرد اشاره به برنامه‌ریزی، ارائه و پشتیبانی از خدمات مرتبط با فناوری اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان و برای پیشبرد اهداف و فرآیندهای سازمان دارد.
زیر کارکرد مدیریت زیر ساخت‌ها و فناوری‌ها، بر برنامه‌ریزی، کنترل به‌روزآوری و به طور کلی مدیریت زیرساخت‌ها و فناوری‌های لازم برای راه‌اندازی کاربردها و سیستم‌های اطلاعاتی تاکید دارد.
ارتباط زیرسیستم‌های سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات با استراتژی‌های سازمان و کسب‌وکار را می‌توان در نمودار ۷-۲ مشاهده کرد.
اگر چه دسته‌بندی جامع و مورد پذیرش همگانی‌ای وجود ندارد که تمامی زیر کارکردها را مشخص کرده باشد اما هر سازمانی موظف است تا بر جامعیت این چارچوب بیافزاید، به طور مثال زیر کارکردهایی مانند مدیریت امنیت اطلاعات، مدیریت اطلاعات و دانش و همچنین مدیریت برونسپاری یا مدیریت پیمانکاران فناوری اطلاعات نیز در سال‌های اخیر به این مجموعه اضافه شده‌اند.
نمودار ۷-۲- سلسله مراتب استراتژی سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات
تلاش ما بر این است تا با بکارگیری نظریه نقاط مرجع استراتژیک، استراتژی‌های زیر کارکردهای سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات را با استراتژی‌های سازمان و نیز با یکدیگر هماهنگ و همسو نماییم. شکل ۷-۳ هماهنگی زیر کارکردهای اصلی سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات را حول محور نقاط مرجع استراتژیک سازمان نمایش می‌دهد.
نمودار۷-۳- ارتباط زیر کارکردهای سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات
در ادامه به گزینه‌ها یا گونه‌های استراتژیکی که در هر یک از زیرکارکردها آن روبرو هستیم پرداخته شده است.
۲-۶-۲- استراتژی تامین کاربردها و سیستم‌های اطلاعاتی
امروزه به جای واژه توسعه و ساخت برنامه‌های کامپیوتری، باید از واژه تامین استفاده شود، زیرا بر خلاف گذشته که مجبور بودیم برنامه‌ها را در درون شرکت طراحی کرده و بسازیم، اکنون بسیاری از آنها در بازار به صورت بسته‌های آماده فروش، قابل تامین است. ساخت و یا خرید نرم‌افزار در صنایع مختلف، متفاوت است. حدود ۸۰% نرم‌افزارهای صنعت خدمات مالی به طور ویژه ساخته می‌شوند در حالی‌که در صنعت تولید و ساخت این رقم کمتر است. زیر کارکرد تامین کاربردها و سیستم‌های اطلاعاتی خود شامل کارکردهای متفاوتی می‌باشد، برخی از این کارکردها عبارت‌اند از:
- مدیریت ساخت یا خرید کاربردها و سیستم‌های اطلاعاتی
- مدیریت سبد کاربردها
- مدیریت توسعه کاربردها
در ادامه به گونه‌های استراتژی در هر یک از این کارکردها اشاره می‌شود.
۲-۶-۳- استراتژی ساخت یا خرید کاربردها و سیستم‌های اطلاعاتی
در گذشته سازمان‌ها، بیشتر به ایجاد راه حل های خاص تمایل داشتند، زیرا هم کاربران و هم اعضای گروه سیستم‌های اطلاعاتی، ادعا می‌کردند که نیازهای ویژه‌ای دارند. ولی امروزه به دلیل هزینه‌های بالای ایجاد راهکارهای انحصاری و خاص، و همچنین افزایش امکان دسترسی به راهکارهای از پیش آماده و موجود در بازار، بسیاری از سازمان‌ها از ایجاد راهکارهای انحصاری روی‌گردان شده‌اند. با این وجود، در صورت عدم وجود یک استراتژی مشخص و مبتنی بر تحلیل استراتژیک، و برپایه‌ی رویکرد پروژه به پروژه، به آسانی می‌توان در دام ایجاد پروژه‌های انحصاری و اعتقاد به اینکه ” ما منحصربفرد هستیم” و یا صرف ساعت‌ها وقت در بحث و مجادله، راجع به خرید بسته‌های نرم‌افزاری آماده و یا ایجاد راهکارهای انحصاری افتاد.
خرید یا ساخت سیستم‌های اطلاعاتی و کاربردها، یکی از مهمترین، چالشی‌ترین و استراتژیک‌ترین، پرسش‌های مدیران ارشد و فناوری اطلاعات سازمان‌ها می‌باشد. برای پاسخ بدین پرسش لازم است تا از دو منظر استراتژیک بودن سیستم و یا خاص بودن آن به سیستم مذکور نگریسته شود. انتخاب هر کدام از این دو استراتژی گزینه‌ها، هزینه‌ها، زمان، مزایا و محدودیت‌های متفاوتی را بر سازمان تحمیل می کند؛ لذا لازم است پیش از آنکه سازمان اقدام به پیاده‌سازی سیستم خاصی نماید، به نحو مناسب و منطقی‌ای بدین پرسش پاسخ مناسبی داده شود. نمودار ۷-۳ نمونه‌ای از این تحلیل و چهارگونه استراتژی تامین کاربردها و سیستم‌های اطلاعاتی را نشان می‌دهد.
استراتژی یک: سیستم‌هایی که برای مجموعه استراتژیک و منحصربفرد هستند، حوزه‌هایی به شمار می‌آیند که باید بر آنها زمان، پول و منابع را سرمایه‌گذاری کرد. در این حوزه‌ها، سیستم‌ها باید بنا به نیازهای ویژه‌ی کاربران و به صورت سفارشی طراحی و ساخته شوند، زیرا این سیستم‌ها را باید با نیازهای کاری سازگار نمود. از نمونه این سیستم‌ها، سیستم اطلاعاتی مشتریان است که شامل اطلاعاتی ویژه در خصوص شیوه‌ی استفاده مشتریان از محصولات تولیدی سازمان می‌باشد.
استراتژی دو: برای کاربردهایی که از اهمیت استراتژیک اما الزامات و ویژگی‌های عمومی برخوردارند، بسته‌های نرم‌افزاری آماده را از فروشندگان می‌توان خرید، مگر اینکه ارتقاء سیستم به هر طریق به کسب مزایای استراتژیکی برای مجموعه بیانجامد. نمونه‌ای از سیستم‌های این خانه، سیستم جعبه اعلانات الکترونیکی برای مشتری است.
استراتژی سه: سیستم‌های غیراستراتژیک اما منحصربفرد، باید از بیرون سازمان تامین شوند. این گونه سیستم‌ها را می‌توان از فروشندگان راهکارهای نرم‌افزاری خریداری کرد و در آنها تغییراتی را اعمال کرد و یا راهکارهایی با ویژگی‌های انحصاری سفارش داد. با این همه وقتی که نیازها استراتژیک نیست، نباید منابع زیادی را روی آن سرمایه‌گذاری کرد. کم هزینه‌ترین راهکارها را از نظر هزینه‌ی پیاده‌سازی یا کل هزینه‌ی مالکیت تعیین کنید از نمونه‌ی این سیستم‌ها، سیستم سفارش دهی و خرید را می‌توان نام برد.
شکل۷-۴- گونه‌شناسی استراتژی‌های ساخت یا تامین
کاسیدی (۱۳۸۲)
استراتژی چهار: برای سیستم‌های غیراستراتژیک و عمومی، بهتر است از بسته‌های نرم‌افزاری فروشندگان استفاده کرده و یا کل خدمت را به بیرون سازمان بسپارید. برای نصب و نگهداری سیستم‌های این حیطه کمینه‌ی زمان و منابع را صرف باید کرد و کمتر نگران آنها بود. اگر دقیقا” با کار سازمان منطبق نباشند، بازهم قابل چشم‌پوشی است. اگر چه این سیستم‌ها هنوز برای وظایف روزمره‌ی سازمان مهم هستند، ولی پیشنهاد می‌شود برای آنها کمینه‌ی زمان و پول برای پیاده‌سازی و نگهداری صرف شود. نمونه‌ای از این سیستم‌ها در یک سازمان، سیستم دریافت و پرداخت و دفتر کل می‌باشد.
با داشتن چنین استراتژی و چارچوبی، چالش اصلی مدیران و سازمان سیستم‌های اطلاعاتی، تعیین پروژه‌های استراتژیک و غیر استراتژیک برای سازمان خواهد بود. شناسایی و تعریف سیستم‌های “عمومی” و “منحصربفرد” چالش دیگر تصمیم گیرندگان سازمان می‌باشد.
۲-۶-۴- استراتژی مدیریت سبد کاربردها و سیستم‌های اطلاعاتی
الگوی شبکه استراتژیک مک فارلن مبنایی برای توسعه الگوی پرکاربرد و عملیاتی دیگری به نام “سبد کاربردها”[۶۰] شد. سبد کاربردها ابزار مناسبی برای دسته‌بندی کاربردها و سیستم‌های اطلاعاتی سازمان می‌باشد، سبد کاربردها سیستم‌های اطلاعاتی و کاربردهای سازمان را به چهار دسته تقسیم بندی می‌کند.
پتانسیل بالا: کاربردهای نوآورانه که ممکن است در آینده سبب خلق فرصت‌هایی برای کسب مزیت رقابتی شوند، اما ارزش آنها اکنون اثبات نشده است.
استراتژیک: کاربردهایی که برای موفقیت کسب‌وکار در آینده حیاتی هستند. آنها با کمک به سازمان برای خلق مزیت رقباتی سبب خلق و یا پشتیبانی از تغییر و تحول در الگوی کسب‌وکار سازمان می‌شوند. به این نکته توجه شود که بکارگیری جدیدترین فناوری‌ها توسط کاربردها به معنای استراتژیک بودن آنها نیست. ارزیابی این مهم باید با بررسی دستاورد کاربرد برای کسب‌وکار مشخص شود.
عملیاتی کلیدی: کاربردهایی که کسب‌وکار برای انجام امور روزمره و جاری خود و پرهیز از توقف عملیات کسب‌وکار بدان وابسته است.
پشتیبانی: کاربردهایی که سبب افزایش کارآیی کسب‌وکار و اثربخشی مدیریت می‌شوند، اما کسب‌وکار به آنها وابسته نیست و به ایجاد و یا حفظ مزیت رقابتی کمکی نمی‌کند.نمودار ۷-۵ سبد کاربردها را نشان می‌دهد.
نمودار ۷-۵- سبد کاربردها
سازمان‌ها در هر زمانی هر چهار گونه از کاربردها را دارا می‌باشند، اما این استراتژی کلان و شبکه استراتژیک است که تمرکز بر روی کاربردهای مطلوب را مشخص می‌سازد. درباره این الگو در فصل پیشین به تفصیل بیان شد.
۲-۶-۵- استراتژی ساخت و توسعه کاربردها و سیستم‌های اطلاعاتی
