به مجموعه ای از اجزاء که با یکدیگر در تعامل باشند وهدف خاصی را دنبال کنند سیستم می گویند با توجه به این تعریف یک سیستم اولا بیش از یک عضو دارد ثانیا اجزاء وقطعات یک سیستم باید باهم ارتباط منطقی داشته باشند به عنوان مثال ساعتها ، ماشین ها ودوچرخه ها همگی سیستم می باشند زیرا بیش از یک قطعه دارند وقطعات نیز با هم ارتباط منطقی دارند اما یک صخره نمی تواند یک سیستم باشدلازم به توضیح است یک ساعت مچی خراب که دیگرزمان صحیح را نشان نمی دهد نیز یک سیستم است ولی یک سیستم معیوب مانند سازمانی که درست عمل نمی کند.
مورد دیگری که در تعریف سیستم قابل تامل است قصد مشترک برای دستیابی به یک هدف می باشد هر سیستم برای دستیابی به یک یا چند هدف طراحی می شود وتمام اجزاء به جای دستیابی به اهداف شخصی برای دستیابی به اهداف کل سیستم فعالیت می کنند.

سیستم هایی که شامل انسان می باشند(مانند سازمانها )برخلاف سیستم های مکانیکی از پیچیده گی زیادی برخوردارند زیرا انسان ها در فرهنگ ، خلق وخو ، روابط انسانی و ….. متفاوتند همه این موارد بر روی عملکرد سیستم های انسانی اثر میگذارند وکارمدیران در سیستم های انسانی برای دستیابی به اهداف سازمان به مراتب مشکل تر خواهد بود.
داده / اطلاعات / پردازش ^[۹]
اطلاعات به داده های خامی گفته می شود که بعد از پردازش نتیجه خاصی را ارائه دهند. افراد زیادی داده واطلاعات را به جای هم بکار میبرند این مسئله در مکالمات غیر رسمی قابل قبول است ولی باید بین این دو تفاوت قائل شد .داده چیزی است که برای تصمیم گیری ، محاسبه ویا اندازه گیری مورد استفاده قرار می گیرد . به عنوان مثال داده ممکن است تعداد ساعت کارکردهر یک از کارکنان شرکت باشد وقتی این داده ها پردازش شد می تواند به اطلاعات منجرشود برای نمونه وقتی ساعت کارکرد هر یک از کارکنان در نرخ دستمزد ساعتی وی ضرب شود حاصل آن درآمدناخالص فرد خواهد بود و وقتی درآمد های ناخالص کلیه کارکنان با هم جمع شودحاصلجمع عبارت است از کل مبلغ قابل پرداخت شرکت به کارکنان . حال این ارقام یک اطلاعات برای مدیر شرکت به حساب می آید پس اطلاعات به مدیر چیزی رامی گوید که وی قبلا نمی دانسته است.نکته قابل توجه در بحث داده و اطلاعات این است که اطلاعات استخراج شده از یک سیستم می تواند داده ای برای سیستم دیگر منظور شوددر مثال قبل ارقام مجزا برای هر یک ازکارکنان اطلاعات به حساب می آیند زیرا هر عدد به کارمند می گوید در ماه گذشته چه مقدار پول بدست آورده است ولی برای مدیر قسمت این ارقام فقط داده است ومدیر می خواهد بداند که مبلغ حقوق پرداختی شرکت چقدر می باشد بنابراین این ارقام فردی می بایست برای تولید این اطلاعات مجددا پردازش شود.
پردازش داده ها می تواند توسط دست ویا به کمک ابزار مانند ماشین حساب ویاکامپیوتر انجام شود که به آن سیستم پردازش داده^[۱۰] گفته می شود. معمولا بین زمانی که داده ها جمع آوری می شوند وزمانی که به اطلاعات تبدیل می شوند فاصله زمانی وجود دارد. به عنوان مثال داده های حقوق بگیران تا پایان دوره پرداخت یعنی هنگامی که لیست حقوق بگیران آماده شود نگهداری می گردد ودرپایان ماه به اطلاعات تبدیل می شود وهمچنین اطلاعات تولید شده برای استفاده کاربر می باید ذخیره سازی وحفاظت شود تا در صورت نیاز به آن مراجعه کنند بنابراین نگهداری وذخیره اطلاعات در سازمان از اهمیت خاصی برخوردار است که این مهم جزء وظایف مدیریت پایگاه داده ها^[۱۱] می باشد که یکی از اجزاء مهم سیستم اطلاعات مدیریت MIS به شمار می رود.با بکارگیری وسیع کامپیوترها در امر پردازش وذخیره سازی داده ها وایجاد سیستم های اطلاعات مدیریت MISدر عصر حاضراطلاعات بیشترین توجه را به خود جلب کرده است.
در پایان این قسمت بایدگفت گردش اطلاعات در سازمان ها از ارزش بالایی برخوردار شده است ودر واقع این گردش در سازمانها مشابه گردش خون در بدن انسان است همانطور که اگر در بدن انسان به عضوی خون نرسد آن قسمت از کار می افتد ودرنهایت اعمال سایر اعضا نیز مختل میشود در سازمانها نیز مختل شدن روند گردش اطلاعات منجر به روند عدم اجرای وظایف کامل یک قسمت ویا تمامی قسمت های سازمان خواهد شد.
۲-۲- ۳ چرخه فرایند مدیریت
همانگونه که توضیح داده شد MIS از سه کلمه سیستم،اطلاعات و مدیریت تشکیل شده است . در بالا در مورد دو کلمه سیستم و اطلاعات توضیح داده شد و اکنون به تجزیه و تحلیل کلمه مدیریت می پردازیم.
مدیریت یعنی فن و دانش انجام کار توسط دیگران ، این تعریف توسط پایه گذاران علم مدیریت عنوان شده است . اما در علم مدیریت روز ، مدیریت بصورت یک چرخه فرایند تعریف می گردد.
این چرخه از
برنامه ریزی ،
سازماندهی ،
نظارت ،
کنترل ،
رهبری ،
و نوآوری تشکیل شده است .
در مبحث برنامه ریزی اهداف، استراتژی و ماموریت سازمان مشخص می شود و براساس آن سازماندهی مناسبی جهت نیل به اهداف تعریف میگردد. در مبحث سازماندهی مباحث انواع ساختار سازمانی مورد بررسی قرار میگیرد که شامل ساختارهای سلسله مراتبی ، افقی، کارگروهی و غیره است که براساس نوع فعالیت و محیط، مورد استفاده شرکتها و موسسات مختلف قرار میگیرند. بعد از مشخص کردن ساختار سازمانی مباحث مربوط به نظارت و کنترل مطرح می گردد.
منظور ازنظارت اطمینان مدیر یا مدیران از چگونگی انجام کار در حین انجام آن است و به منظور اطمینان خاطر از اینکه خروجی های ایجاد شده با تعاریف اولیه انجام شده دربرنامه ریزی مطابقت داشته باشد، مبحث کنترل مطرح می شود . در بخش کنترل یک بازخورد^[۱۲] (فیدبک) به بخش برنامه ریزی وجود دارد تا در صورتیکه مشکلی بوجود آمده باشد آنرا حل کنند.
در ادامه چرخه فرایند به رهبری می رسیم. پس از تصمیم گیری در سازمان توسط مدیران عالی معمولاً بعضی یا تمامی تصمیم ها عملی نمی شوند و این بدین خاطر است که از طرف بدنه سازمان در مقابل این دستورات و تصمیمات مقاومت وجود دارد. برای برطرف نمودن این مشکلات مدیران نقش رهبری را پیدا می کنند و برای ایجاد رهبری باید نظریات سازمان بصورت جمع بندی شده ای در اختیار مدیران قرار گیرد و مدیر آنها را درتصمیمات خود لحاظ کند.بعبارتی چون سازمان نقش خود را در اجرای تصمیمات حس می کند دیگر با تصمیمات گرفته مقابله نمی کند.
مهمترین مرحله چرخه فرایند نوآوری است که بدون وجود آن چرخه مدیریت پویا نخواهد بود. در صورتیکه نوآوری وارد این چرخه فرایند شود این حلقه از حالت سکون خارج و بصورت حلقه ای درمی آید که مرتباً در حال رشد و ارتقاء خواهد بود.
از عواملی که در موفقیت رهبری سازمان موثر می باشد عوامل فشار بر مدیریت است. دیده شده مدیری در یک سازمان موفق بوده اما عملکرد همان مدیر در سازمان دیگر ناموفق بوده است . این موضوع به عوامل فشار بر مدیر یک سازمان بر میگردد .
این عوامل عبارتند از:
دولت ،
سهامداران ،
بازار (مشتری ، رقبا) ،
کارکنان ،
اعتبار دهندگان ،
استاندارد گذاران ،
تامین کنندگان،
و مقامات محلی.
هرکدام از این موارد می توانند عامل فشار مثبت و یا منفی به عملکرد مدیران باشد . دولت با وضع قوانین ، سهامداران با طرح خواسته های خود ، مشتریان با توجه به اینکه انتظار محصولات و خدمات بهتر و ارزانتری را دارند ، رقبا با ارائه محصولات و خدمات جدید، کارکنان بعنوان عامل فشار داخلی (اگر کارکنان یک سازمان پویا باشند حرکت مدیر به سوی اهداف سازمان سریعتر خواهد بود و اگر این روند بر عکس باشد کارکنان حرکت مدیر را کند می کنند)، اعتبار دهندگان بعنوان تامین کننده منابع مالی مانند بانک ها، استاندارد گذاران با مباحثی مانند ایزو و غیره ، تامین کنندگان به عنوان فراهم کننده مواد اولیه و قطعات و در آخر مقامات محلی با طرح مسائل خاص خود، می توانند عوامل فشار مثبت و منفی بر مدیریت یک سازمان باشند.
با توجه به نکات فوق باید گفت مدیریت کار مشکلی است و بدون داشتن اطلاعات کامل و دقیق از سازمان، بدون سیستم های جامع و یکپارچه اطلاعات مبتنی بر کامپیوترهای پیشرفته و سریع با بستر مناسب انتقال اطلاعات در یک سازمان ، نمی توان توقع داشت مدیران آن سازمان موفق عمل کنند. زیرا یکی از عوامل موفقیت، تصمیم به موقع و بجاست و آن حاصل نمی شود مگرآنکه اطلاعات قابل اطمینان، بموقع، دقیق و مرتبط با موضوع به مدیر داده شود و این ضرورت پیاده سازی سیستم های اطلاعات مدیریت در سازمان را توجیه می کند .
۲-۲-۴ چگونگی ایجاد سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان
در قسمت های قبل ضمن تعریف و معرفی سیستم های اطلاعات مدیریت و زیر ساخت های لازم جهت ایجاد آن به سرویس های سیستم های گزارشات مدیریت، سیستم های تصمیم گیری مدیریت و سیستم های اطلاعات مدیران ارشد نیز اشاره شد.
در این قسمت به این سوال پاسخ می دهیم که چگونه یک سیستم اطلاعات مدیریت را در سازمان ایجاد کنیم.
برای ایجاد سیستم اطلاعاتی در یک سازمان دو راه حل وجود دارد.
در روش اول سیستم اطلاعات مدیریت مخصوص یک سازمان تولید میشود . برای این کار لازم است گروهی از کارشناسان سیستم، نرم افزار، سخت افزارو تکنولوگهای سازمان با تجزیه و تحلیل کامل و دقیق سازمان بصورت قدم به قدم و بررسی کلیه زیر سیستم ها توسط متخصصین امرکلیه مراحل تولید یک سیستم اطلاعتی شامل مطالعه مقدماتی جهت شناخت وضعیت موجود، طراحی وضعیت موجود، طراحی گردش اطلاعات منطقی سیستمها، طراحی بانکهای اطلاعاتی و ارتباط زیر سیستمها با یکدیگر (ارتباط سیستمهای تولید، فروش، خرید، مالی، نیروی انسانی و…با یکدیگر) و در نهایت برنامه نویسی آنها انجام می گردد. همانگونه که مشهود است این روش بسیار زمانبر و پرهزینه خواهد بود اما در نهایت نتیجه کارمطلوب و کاملاً مطابق با نیازهای سازمان خواهد بود.
در روش دوم خرید یک بسته سیستم اطلاعاتی آماده و سفارشی کردن آن است بدین معنی که از نرم افزارها و سیستم هائی که در سازمانهای مشابه مورد استفاده قرار گرفته و توسط شرکتهای معتبر ارائه و پشتیبانی میگردند استفاده شود. لازم به توضیح است که این نرم افزارها توسط کارشناسان داخل و خارج سازمان همخوان با نیازهای سازمان شده و سپس مورد بهره برداری قرار می گیرند. در این روش علاوه بر کاهش چشمگیر زمان ، هزینه های کمتری نیز به سازمان تحمیل می شود. در این روش احتمال می رود که در پایان، قسمت های از سیستم اطلاعات مدیریت کاملاً مطلوب نباشد که آنرا نیز می توان با بازنگری های بعدی به حد مطلوب رساند.
یک مثال ساده در زندگی روزمره به تفهمیم موضوع فوق کمک می کند . برای تهیه یک منزل مسکونی به دو روش میتوان عمل کرد . در روش اول با تحقیقات لازم و صرف وقت زمین مناسب خریداری شود و سپس طی مراحل قانونی نقشه ساختمان با جزئیات کامل توسط گروهی طراح و معمار ترسیم می شود (که مطمئناً نیازها و سلایق سفارش دهنده در آن منظور شده است) . در مرحله بعد پیمانکاری معتبر و توانا جهت ساختن بنا انتخاب میگردد و عملیات ساخت آغاز می شود و کلیه جزئیات از جمله جنس و نوع لوازم مورد مصرف حتی جزئیاتی مانند رنگ کاشی ها با در نظر گرفتن نظریات سفارش دهنده انتخاب خواهد شد . در پایان این مراحل یک منزل مسکونی که نیازها و سلیقه های سفارش دهنده در آن دیده شده است تحویل خواهد شد. اما باید دقت شود عواملی چون زمان بیشتر ، هزینه زیاد ، پیگیری های مکرر و … از جمله شرایط این روش خواهد بود.
در روش دوم خرید یک منزل مسکونی آماده از شرکتهای ساختمانی انبوه ساز معتبر است که بعد از پیگیریها و کارشناسی های لازم در مدت زمان کمتر و هزینه پائین تر این کار امکان پذیر است و در نهایت با تغییرات جزئی نه کلی در ساختمان (سفارشی کردن آن) میتوان حد نسبتاً مطلوبی را با توجه به خواسته های مصرف کننده در آن ایجاد کرد.
روش اول یعنی تهیه سیستم های اطلاعات مدیریتی از صفر واستفاده ازنیروهای متخصص جهت آن کاری بس وقت گیر وپرهزینه است . به گفته یکی از صاحب نظران ” تصور اینکه تعدادی متخصص کامپیوتر یک سیستم مدیریتی مجتمع وکامل را برای یک شرکت بزرگ تهیه کنند ونام آنرا سیستم های اطلاعات مدیریت بگذارند نامعقول ومسخره است” .
از حدود ۲۰ سال قبل عملا ایجاد سیستم های اطلاعات مدیریت به این روش انجام نمی گیرد وشرکت های تولیدی وتجاری به روش دوم روی آورده اند یعنی استفاده از بسته های نرم افزاری^[۱۳] های بهم مرتبط که تمام سطوح عملیاتی سازمان از قبیل مالی ،خرید ،حسابداری ، پرسنلی ،برنامه ریزی تولید و … را پوشش دهد وعلاوه برآن فعالیت های یک سازمان که در بخش های متفاوت انجام می شود را با یکدیگر مرتبط سازد به اینگونه بسته های نرم افزاری ERP گویندکه توسط فروشندگان مختلفی در دنیا عرضه می شود.
nterprise
esource
lanning
E