۴) ارائه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی و
۵) پشتیبانی از عملیات و تصمیم گیری (فراهی و همکاران،۱۳۸۶).
۲-۲-۱-۱) مفهوم سیستم
به نقل ازودیعی(۱۳۷۹) “سیستم، مجموعه ی منظمی از عناصر به هم پیوسته است که برای رسیدن به اهداف مشترکی با هم در تعامل هستند و هر سیستم دارای ساختاری است” که موارد زیر را در بر میگیرد:
۱- درون داده ها )اطلاعات ورودی(
۲- برون داده ها )نتایج به دست آمده از اطلاعات(
۳- فرایندها و تبدیل ها )تجزیه و تحلیل اطلاعات( (واعظ و احمدی،۱۳۹۲).
۲-۲-۱-۲) تعریف سیستم اطلاعات
دیویس (۱۹۷۹) معتقد است “سیستم اطلاعاتی عبارت است از یک سیستم کامل طراحی شده برای تولید، جمع آوری، سازمان دهی، ذخیره، بازیابی و اشاعه ی اطلاعات در یک موسسه، سازمان یا هر حوزهی تعریف شدهی دیگری از جامعه “(واعظ و احمدی،۱۳۹۲).
۲-۲-۱-۳) تعریف سیستم های اطلاعات مدیریت
مارو[۴](۱۹۹۵) سیستم های اطلاعات مدیریت را اینگونه تعریف میکند” مفهومی است که در کشورهای اطلاعاتی دو دهه از عمر آن میگذرد". البته این مفهوم به صورت غیر جامع از زمان پیدایش اولین پردازنده های کامپیوتری وجود داشته است.
عموماً سیستم اطلاعات مدیریت را با نام های سیستم اطلاعاتی، سیستم اطلاعاتی و تصمیم گیری، سیستم اطلاعات کامپیوتری می شناسند.
از میان تعاریف سیستم اطلاعات مدیریت میتوان به پنج مورد زیر اشاره کرد:
-
- یک سیستم اطلاعاتی کامپیوتری است.
-
- سیستمی مبتنی بر پایگاه داده های کامپیوتری که به منظور استفاده افراد در سازمان به وجود آمده است.
-
- سیستمی است در سازمان که برای تصمیم گیری افراد در سازمان استفاده میشود.
-
- سیستم که ورودی آن داده های خام و خروجی آن اطلاعات پردازش شده است و برای تصمیم گیری افراد سازمان استفاده میشود.
-
- سیستمی است جامع و یکپارچه مرکب از انسان و کامپیوتر که نتیجه عملکرد آن ارائه اطلاعات صحیح، جامع، کامل، طبقه بندی شده ، مختصر، مفید و قابل اطمینان جهت پشتیبانی افراد و بالاخص مدیران در سازمان میباشد.
تمامی تعاریف بالا به نکته مهمی اشاره میکنند که سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است برای استفاده در تصمیم گیری سازمانی. تفاوت این تعاریف در تعیین عناصر سیستم اطلاعات مدیریت نهفته است. بدین دلیل در تعاریف از واژه افراد در سازمان استفاده شده است، که این افراد ممکن است کارمندان، سرپرست ها، مدیران بخش ها، مدیران ارشد و یا حتی افراد برون سازمانی- اشخاصی که برای دریافت کالا یا خدمات مراجعه کرده اند، باشند(سودانی[۵]،۲۰۱۲).
۲-۲-۱-۴) مؤلفه های فیزیکی سیستم اطلاعات مدیریت
در یک سیستم اطلاعات مدیریت عوامل و فاکتورهای مهمی وجود دارند که عبارتند از:
سخت افزار: تجهیزات فنی، سخت افزارهای پردازش، ذخیره و بازیابی اطلاعات؛
نرم افزار: نرم افزار سیستم و نرم افزار کاربردی؛
پایگاه داده: عدم افزونگی، شفافیت داده ها، به روزرسانی به موقع، تدوین استانداردها و خطی مشی های دسترسی به پایگاه داده؛
نیروی انسانی: برنامه نویس، مدیر سیستم های اطلاعاتی، مشاوران IT (جلالی و روغنی،۱۳۹۰).
۲-۲-۱-۵) تاریخچه سیستم های اطلاعات مدیریت
۲-۲-۱-۵-۱) مراحل تکامل تکنولوژی
روند توسعه و تکامل این سیستم ها شدیدا به توسعه تکنولوژی کامپیوتر و ارتباطات وابسته است. تکامل تکنولوژی سیستم های اطلاعات در پنج مرحله قابل بحث است که در ذیل آمده است.
مرحله۱) محاسبات منفرد
این مرحله مصادف با سال های سخت دهه ۱۹۶۰ میباشد که افراد متخصص با کامپیوترهایی که در محل های خاصی نگاه داری میشدند، به کار میپرداختند. مهمترین عامل در این مرحله کاهش هزینه ها از طریق انجام پردازش ها توسط ماشین بود.
تهیه لیست های حقوق و دستمزد و یا نگهداری حساب موجود کالا در انبار و یا نگهداری لیست ریزمشتریان و حسابداری روزمره در شرکت ها و سازمان های فوق بزرگ و معظم نمونه ای از کاربرد آن روز سیستم های کامپیوتری بود. جایگاه کامپیوتر به عنوان ابزاری به منظور کاهش هزینه های عملیاتی و وسیله ای جهت افزایش کارایی روشن شده بود. مشخصه بارز این مرحله هزینه بالای به کارگیری سیستم ها و عدم درک و شناخت مدیران از توانایی های کامپیوتر بود. البته باید یادآور شد که علاوه بر مقاصد بیشترین و مهمترین استفاده کامپیوتر ها در ارتش بود و همین نیاز نیز باعث ایجاد کامپیوتر گردید(فراهی و همکاران،۱۳۸۶).
مرحله ۲) محاسبات متمرکز[۶]
محاسبات متمرکز شاخص سال های میانی و تا پایان دهه ۱۹۶۰ است، که در آن سعی بر همسو نمودن امکانات کامپیوتری با عملیات سازمانی بود و جهت بهره گیری از برنامه های کاربردی در کلیه حوزه های عملیاتی سازمان، موجی به راه افتاد.
پیش بینی و کنترل موجودی انبار، تنظیم دفاتر کل-بحثی در حسابداری- از نمونه های بارز این حرکت ها بود. در این دوران رشد استفاده از برنامه های کاربردی بسیار چشم گیر بود. در این مرحله تقاضای زیاد جهت طراحی و بکارگیری سیستم ها موجب افزایش هزینه های سازمان ها و نیز نابسامانی در تهیه برنامه های کاربردی بود. در اواخر دهه ۱۹۶۰ عدم کفایت امکانات تکنولوژیکی موجب گردید تا مدیران از گسترش کاربردهای جدید ممانعت به عمل آورده و منابع مالی کمتری را به این منظور اختصاص دهند، بنابراین مقدمات مرحله سوم یعنی کنترل های مدیریتی و اعمال محدودیت های آن آغاز گردید(فراهی و همکاران،۱۳۸۶).
مرحله ۳) اعمال کنترل ها و محدودیت های مدیریتی
این مراحل از اوایل دهه ۱۹۷۰ آغاز گردید و مشخصه بارز این دوره جهش تکنولوژیک جهت کاهش هزینه های پردازش و ذخیره سازی اطلاعات، افزایش کارایی سیستم ها و گسترش عملیات خدمات رسانی کامپیوتری بود. در این مرحله کارشناسان و متخصصان کامپیوتر اقدامات جدی را به منظور ارتقاءدانش و تکنولوژی اعمال نمودند.
مرحله ۴) محاسبات به هم پیوسته[۷]
چهارمین مرحله مربوط به اواسط دهه ۱۹۷۰ است که افزایش تقاضا برای استفاده از تکنولوژی کامپیوتر و ظهور بسته های نرم افزاری موجب افزایش تقاضا برای جذب کارشناسان کامپیوتر شد. ارتقاء دانش کاربران که در این مرحله افرادی آشنا با کامپیوتر تلقی میشدند، میتوانست به مشارکت بیشتر آنان بیانجامد. گسترش کاربرد سیستم های اطلاعاتی در سازمان ورود گروهی از مدیران را به سازمان ها به عنوان مدیران MIS که علاوه بر توانایی فنی مهارت های انسانی و ارتباطی را نیز دارا بودند، مهیا نمود(فراهی و همکاران،۱۳۸۶).
تولید انبود ریز کامپیوترها[۸]، پایگاه داده ها [۹]و طراحی محاسبات توزیعی، کاربرد MIS را در سازمان ها افزایش داد. محاسبات به هم پیوسته امکان ارتباط کاربران را طریق پایانه ها و استفاده از فایل های مشترک را امکان پذیر مینماید.
در این مرحله تأکید بر پاسخگویی سریع به خواسته های متفاوت و خلق الساعه مدیران، پرسنل درون سازمانی، افراد بیرون سازمانی و کاربران بود.
مرحله ۵) تعامل کاربر-ماشین
در اوایل دهه ۱۹۸۰ توجه به تعامل کاربر- ماشین موجب ارائه برنامه هایی به شکل کاربر- محور بود، سیستم های پشتیبانی و تصمیم گیری قادر بودند تا به هنگام نیاز به خواسته ها و کاربردهای متعدد را به طور صحیح پاسخ گوید.
در حال حاضر سیستم های اطلاعات مدیریت با ویژگی کاربر- آشنا میتواند به درخواست های فی البداهه کاربران پاسخ داده و دسترسی به اطلاعات آنی[۱۰] را امکان پذیر نماید. بهره گیری از هوش مصنوعی در سیستم های خبره و نیز ارائه نرم افزارهای برنامه نویسی طراحی سیستم با CASE[11] موجب گردیده که کاربران نقش فعال تری در طراحی و به کارگیری سیستم های اطلاعاتی به عهده گیرند(فراهی و همکاران،۱۳۸۶).
۲-۲-۱-۵-۱) طبقه بندی سیستم های اطلاعاتی
سیستم های اطلاعاتی را میتوان سه گونه و براساس عناصر فیزیکی، سطوح مدیریت و ویژگی های تصمیمات طبقه بندی نمود.
الف) طبقه بندی براساس عناصر فیزیکی
